El CRM explicado
¿Qué garantiza un CRM europeo?
Dónde se guardan sus datos, qué ley se les aplica y cómo recuperarlos. Tres preguntas que conviene hacer antes de firmar.
Se suele llamar CRM europeo a un software de gestión comercial cuyo proveedor es una empresa europea y cuyos datos se almacenan en la Unión Europea. Las dos condiciones no siempre van juntas, y ninguna basta por sí sola: conviene saber también qué empresa aloja los datos y cómo recuperarlos el día que cambie de herramienta.
Lo que el RGPD garantiza, y lo que no
Un CRM está lleno de datos personales: el nombre, el correo o el móvil de un interlocutor lo son, también en B2B. Para el RGPD, usted es el responsable del tratamiento y el proveedor del CRM, su encargado, con un contrato que debe fijar qué puede hacer con esos datos. El reglamento exige una base legal para cada uso, informar a las personas y respetar sus derechos. En España lo completa la LOPDGDD y lo supervisa la AEPD. Lo que no exige es que los datos se queden en Europa: permite transferirlos fuera del Espacio Económico Europeo con garantías, como una decisión de adecuación o unas cláusulas contractuales tipo. Tampoco resuelve los conflictos de leyes: una empresa sometida al derecho de un país tercero puede recibir requerimientos de las autoridades de ese país, y el reglamento europeo no basta para impedirlo.
Las preguntas que debe hacer a un proveedor
Pida las respuestas por escrito. ¿En qué país se almacenan físicamente los datos? ¿Qué empresa los aloja, y de qué derecho depende? ¿Salen de la Unión para las copias de seguridad, el soporte o el envío de correos, y qué subencargados intervienen? ¿Le propone el contrato de encargo del tratamiento que exige el artículo 28 del RGPD? ¿Y cómo recupera usted todo si se marcha? Un proveedor que titubea ante una sola de estas preguntas ya le ha respondido.
La reversibilidad, la prueba que no engaña
El riesgo más cotidiano no es que alguien lea sus datos, sino quedarse atrapado. Un CRM que pone trabas a la exportación le retiene, porque cambiar de herramienta supondría perder el historial. El derecho a la portabilidad del RGPD ampara a las personas respecto de sus propios datos: lo que usted puede recuperar como empresa (contactos, organizaciones, negocios, campos personalizados) depende sobre todo del contrato y de las herramientas del proveedor. Antes de firmar, pruebe una exportación: en qué formato sale, quién puede lanzarla y si hace falta pasar por el soporte.
Dónde está Lea
El editor de Lea CRM es N.Y.B.K. SAS, una sociedad francesa. La aplicación y su base de datos (contactos, organizaciones, negocios, notas) funcionan en Ámsterdam, en los Países Bajos, en servidores de Railway Corp., una empresa estadounidense: esa es nuestra respuesta a la pregunta de quién aloja los datos. Otros proveedores se encargan de tareas concretas, como el almacenamiento de los archivos adjuntos o el envío de correos: pídanos la lista. La exportación en CSV se hace desde la aplicación, cuando quiera y sin pedir nada al soporte: contactos y organizaciones para todos los roles, negocios para los administradores de la cuenta. La interfaz está en seis idiomas, y una lista de exclusión integrada aparta de las llamadas, los envíos y las importaciones a quien pidió no volver a ser contactado. No pretendemos que esto lo resuelva todo: le decimos dónde están sus datos, quién los aloja y cómo llevárselos.
Preguntas frecuentes
¿Un CRM que cumple el RGPD está alojado en Europa?
No necesariamente. El RGPD permite transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo si existen garantías, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo. Si el lugar de almacenamiento le importa, pregúntelo expresamente y pida que conste por escrito.
¿Qué empresa aloja los datos de Lea?
Railway Corp., una empresa estadounidense, gestiona los servidores en los que funcionan la aplicación y su base de datos, en Ámsterdam (Países Bajos).
¿Cómo recupero mis datos si dejo Lea?
Desde la propia aplicación, en CSV, cuando quiera y sin pedirlo al soporte: todos los usuarios exportan los contactos y las organizaciones, y los administradores de la cuenta, también los negocios.
¿Cómo comprobar lo que afirma un proveedor?
Pida por escrito, en el contrato o en la política de privacidad, qué empresa aloja los datos, en qué país y con qué subencargados. Una afirmación en una web no compromete a nada; una cláusula del contrato, sí.