Trouver des clients
Trouver des clients quand on est une agence événementielle.
Un métier saisonnier, où les budgets se décident bien avant la date de l'événement.
En bref
Une agence événementielle trouve ses clients en prospectant à contretemps : les budgets de séminaires, conventions et soirées d'entreprise se décident trois à neuf mois avant la date. Les canaux qui fonctionnent sont le réseau de prestataires (lieux, traiteurs, techniciens), les consultations d'entreprises et de collectivités, et le retour sur les clients des années précédentes.
Le marché de l'organisation d'événements professionnels
2 848
entreprises employeuses en activité
Source : Fichiers stock Sirene (INSEE) diffusés sur data.gouv.fr, entreprises en activité. Extraction du .
Ce secteur compte peu d'entreprises au regard du volume d'affaires qu'il traite, parce qu'une part importante du travail est sous-traitée à des prestataires spécialisés. Le chiffre ci-dessous compte les organisateurs, pas la chaîne complète.
La concentration territoriale est très marquée : les sièges sociaux qui commandent des conventions ne sont pas répartis uniformément. Si votre département n'apparaît pas dans les premiers, votre marché est probablement à quelques heures de route, ce qui change la façon de prospecter.
Répartition par taille
- 1 à 9 salariés2 426 (85 %)
- 10 à 49 salariés362 (13 %)
- 50 à 199 salariés50 (2 %)
- 200 à 499 salariés9 (0 %)
- 500 salariés et plus1 (0 %)
Ancienneté des entreprises
- Moins de 3 ans0 (0 %)
- 3 à 10 ans1 300 (46 %)
- Plus de 10 ans1 548 (54 %)
Les 10 départements les plus denses
| Département | Entreprises | Part |
|---|---|---|
| Paris | 683 | 24 % |
| Hauts-de-Seine | 176 | 6 % |
| Rhône | 134 | 5 % |
| Alpes-Maritimes | 133 | 5 % |
| Bouches-du-Rhône | 104 | 4 % |
| Gironde | 96 | 3 % |
| Seine-Saint-Denis | 96 | 3 % |
| Yvelines | 66 | 2 % |
| Haute-Garonne | 65 | 2 % |
| Nord | 59 | 2 % |
Ces dix départements concentrent 57 % du total national.
Périmètre : Entreprises employeuses (1 salarié et plus) en activité, hors structures sans salarié et sans effectif renseigné. Département = siège de l'entreprise.. Codes d'activité agrégés : 82.30Z (Organisation de foires, salons professionnels et congrès).
Où sont vos prospects
Trois familles de donneurs d'ordre coexistent et ne s'abordent pas de la même manière : les entreprises (séminaires, conventions, lancements), les institutions et collectivités (par consultation formalisée), et les fédérations ou associations professionnelles (congrès annuels, souvent reconduits avec le même prestataire pendant des années).
Cette dernière famille est la plus intéressante et la plus négligée. Un congrès annuel est un contrat récurrent : il se gagne rarement, mais une fois gagné il se garde longtemps. La prospection consiste à savoir quand le contrat sortant arrive à échéance.
Les lieux et les traiteurs
Ils reçoivent les demandes avant vous et recommandent volontiers une agence qui leur simplifie la vie.
Les clients d'il y a deux ans
Un séminaire réussi ne garantit pas d'être rappelé : la personne qui l'avait commandé a parfois changé de poste. Un appel en début d'année suffit à se rappeler au bon souvenir.
Les congrès de fédération
Contrats pluriannuels, mise en concurrence à échéance connue. Il suffit de la noter et d'être présent au bon moment.
Comment les aborder
Le calendrier fait tout. Appeler en septembre pour un séminaire de janvier arrive trop tard ; appeler en avril pour la rentrée arrive au bon moment. Décalez systématiquement votre prospection d'un semestre par rapport à la saison des événements.
Sur le fond, l'argument qui porte n'est pas la créativité, c'est le fait de retirer une charge mentale. Un responsable des ressources humaines à qui l'on confie l'organisation d'une convention veut d'abord ne pas y passer ses nuits.
Le vrai sujet : les dates de rappel à un an
Beaucoup de vos prospects vous diront non parce que l'événement de cette année est déjà attribué. Ce n'est pas un refus, c'est un rendez-vous décalé. Le seul geste utile est de noter la date à laquelle il faudra rappeler, souvent dix ou onze mois plus tard.
C'est précisément le type d'information qu'aucune mémoire ne retient et qu'aucun tableur ne fait remonter tout seul le bon jour.
Questions fréquentes
Quelle est la bonne période pour prospecter ?
Les deux fenêtres les plus productives sont le printemps, quand se préparent les événements de rentrée, et l'automne, quand se votent les budgets de l'année suivante. L'été et décembre sont les périodes les moins utiles.
Faut-il se spécialiser par type d'événement ?
Se spécialiser par type de client est plus rentable que par type d'événement. Les contraintes d'un congrès médical et d'une convention commerciale n'ont rien à voir, et c'est la maîtrise de ces contraintes qui se paie.
Comment répondre à une demande de devis très vague ?
Par une fourchette assortie de trois questions, pas par un chiffrage détaillé. Un devis précis sur une demande floue vous fera perdre du temps et servira de variable d'ajustement face à un concurrent.
Des rappels qui reviennent au bon moment
Lea CRM garde chaque affaire avec sa date de rappel, même lointaine, et la fait ressortir le jour venu dans votre liste du jour. Un prospect recontacté onze mois plus tard, au moment exact où son budget se prépare, n'a plus grand-chose d'un appel à froid.