Le CRM au quotidien
Comment fonctionne un CRM ?
De la capture d'un contact à la signature, étape par étape.
Un CRM fonctionne en trois temps : il capture vos contacts et vos prospects, les organise dans un pipeline d'affaires, puis vous guide au quotidien avec les relances et les actions à mener. Tout l'historique (appels, e-mails, rendez-vous, notes) reste rattaché au bon contact et à la bonne affaire.
1. Capturer les contacts et les affaires
Un prospect arrive par un formulaire, un appel, un e-mail, un salon ou une réservation en ligne. Le CRM crée sa fiche et l'affaire associée, à la première étape du pipeline. Avec Lea Capture, l'extension Chrome de Lea, vous créez le contact et l'affaire en un clic depuis Gmail, LinkedIn, Malt ou WhatsApp Web ; une réservation faite dans Lea Schedule crée les deux toute seule.
2. Organiser dans le pipeline
Chaque affaire est placée à une étape du pipeline (à contacter, en discussion, devis envoyé, gagnée…). Vous la faites glisser d'une colonne à l'autre au fil de l'avancement, comme sur un tableau Kanban ; le CRM garde les montants, les dates et les responsables à jour.
3. Agir au quotidien
Le CRM vous dit quoi faire : qui relancer, quel rendez-vous préparer, quelle tâche boucler. Dans Lea, la page « Votre journée » rassemble ces actions par échéance. Un clic sur un numéro lance l'appel ; après l'appel, vous notez le résultat et planifiez la relance dans la foulée.
4. Garder l'historique et mesurer
Chaque échange se rattache à la fiche : e-mails synchronisés depuis Gmail ou Outlook, appels, notes, devis. Les rapports et les prévisions montrent ce qui va rentrer et où concentrer vos efforts.
Sous le capot : des fiches reliées entre elles
Techniquement, un CRM est une base de données dont les fiches sont reliées. Une organisation regroupe des contacts, un contact porte une ou plusieurs affaires, et chaque affaire accumule ses activités : appels, e-mails, rendez-vous, tâches, notes. C'est ce lien qui permet d'ouvrir une affaire et d'y trouver tout l'historique, ou d'ouvrir une organisation et de voir toutes ses affaires. Un CRM en ligne héberge cette base chez son éditeur, et vous y accédez par le navigateur.
Automatiser ce qui se répète
Un CRM sait déclencher une action quand un événement se produit : planifier une relance quand une affaire change d'étape, prévenir un collègue quand un devis est signé, envoyer une série d'e-mails de relance quand un prospect ne décroche pas. Dans Lea, ce sont les règles d'automatisation sans code et les séquences de relance, à partir du forfait Pro.
Travailler à plusieurs
Dans une équipe, les contacts et les organisations forment un carnet partagé : un client n'existe qu'une fois, et chacun voit son historique. Chaque affaire a un responsable, chaque pipeline ses membres, et les rapports montrent l'activité de chaque commercial. Quand quelqu'un part, l'historique reste dans le CRM et ses affaires peuvent être confiées à un collègue.
Questions fréquentes
Comment commence-t-on avec un CRM ?
On importe ses contacts, on crée son pipeline d'affaires, puis on travaille depuis la liste des actions du jour. Avec Lea, vous importez un fichier CSV ou reprenez vos données en un clic depuis Pipedrive, HubSpot, Zoho ou noCRM, et vous partez d'un modèle de pipeline adapté à votre métier.
Un CRM enregistre-t-il les appels et e-mails automatiquement ?
Les e-mails, oui : Lea synchronise votre boîte Gmail ou Outlook et rattache les échanges au bon contact. Les appels se journalisent seuls avec Aircall ou Ringover (forfaits Pro et Business) ; sinon, un clic après l'appel suffit à noter son résultat.
Peut-on gérer plusieurs pipelines ?
Oui, Lea gère plusieurs pipelines (par exemple vente et partenariats) avec des étapes propres à chacun.
Un CRM fonctionne-t-il sur téléphone ?
Un CRM en ligne s'ouvre dans le navigateur du téléphone. C'est le cas de Lea, que vous pouvez aussi ajouter à l'écran d'accueil pour l'ouvrir comme une application.
Où sont stockées les données d'un CRM ?
Pour un CRM en ligne, sur les serveurs de l'éditeur ou de son hébergeur ; pour un CRM installé, sur les vôtres. La base de données de Lea est hébergée à Amsterdam (UE), chez Railway, une société américaine.