Seguimiento

Insistir en un presupuesto sin forzar.

Un presupuesto enviado sin fecha de llamada tiene una probabilidad de firma muy baja, sea cual sea su calidad.

En resumen

El seguimiento de un presupuesto se prepara al enviarlo, no después: anuncie que llamará, y dé la fecha. Esa frase cambia la naturaleza de la llamada posterior, porque ya no insiste, cumple un compromiso adquirido delante del cliente. La primera llamada llega tres a cinco días hábiles después del envío.

La frase que lo cambia todo

Al entregar el presupuesto, diga: « le llamo el jueves para comentarlo, ¿le parece? ». El cliente casi siempre acepta, porque es una propuesta razonable y le evita tener que volver a usted.

La llamada del jueves ya no es un seguimiento comercial, es una cita acordada. La diferencia es considerable para ambos: usted no tiene que disculparse por llamar, y él no tiene que justificar no haber contestado.

Qué decir al llamar

No pregunte si ha recibido el presupuesto: la respuesta siempre es sí y no lleva a ninguna parte. Tampoco « ¿qué le ha parecido? », que invita a un juicio global rara vez favorable.

Pregunte por un punto concreto del presupuesto: una opción, un plazo, una partida. Esa pregunta supone que el documento se ha leído, es fácil de tratar, y saca a la luz el verdadero asunto, que casi siempre está donde no lo buscaba.

Qué significa el silencio en un presupuesto

Tres causas cubren la mayoría de casos: el presupuesto no está aprobado, otra prioridad se ha colado por delante, o su interlocutor no decide y no se atreve a decirlo. Ninguna se resuelve reenviando el presupuesto.

Las tres se resuelven preguntando directamente, sin rodeos: « ¿qué le falta para poder avanzar? ». La franqueza se recibe mucho mejor que la insistencia cortés, y le ahorra semanas.

Tres seguimientos de presupuesto

Para adaptar, manteniendo la brevedad.

Al día siguiente, cuando ya lo tiene

El día después de que el cliente haya abierto el presupuesto o le haya confirmado que lo ha recibido. Corto, y sin preguntarle qué le ha parecido.

Asunto: Presupuesto [referencia]: ¿alguna duda?

Buenos días [nombre]:

por si le surge alguna pregunta al revisar la propuesta: el punto que más suele necesitar una aclaración es [opción / plazo / partida concreta], y se lo explico en cinco minutos.

¿Le llamo el [día] por la mañana, o prefiere que lo veamos por correo?

Día 4, por correo

Cuando no pudo anunciar una fecha de llamada al enviarlo.

Asunto: Una pregunta sobre el presupuesto [referencia]

Buenos días [nombre]:

una pregunta sobre la propuesta enviada el [día]: ¿quiere que detalle [opción / partida concreta], o queda claro tal cual?

También puedo llamarle cinco minutos si le resulta más cómodo, dígame.

Cierre, tras tres intentos

El mensaje con más respuestas, porque no pide nada.

Asunto: Cierro el expediente [referencia]

Buenos días [nombre]:

sin respuesta por su parte, archivo la propuesta [referencia]: está claro que no es el momento, y prefiero no insistir indefinidamente.

El presupuesto sigue válido hasta el [fecha] si las cosas cambian, y tiene mi teléfono.

Un saludo.

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Preguntas frecuentes

¿Hay que reenviar el presupuesto cada vez?

Una vez basta. Reenviarlo en cada mensaje sugiere que duda de que haya llegado, lo que resulta algo paternalista.

¿Poner fecha de validez para crear urgencia?

Una fecha de validez real, ligada a sus costes o a su planificación, es legítima y se entiende. Una fecha inventada para presionar se detecta y daña la relación.

¿Y si el cliente dice que es caro?

Pregunte respecto a qué. En la mitad de los casos la comparación se hace sobre un alcance distinto, lo que se resuelve explicando qué incluye su presupuesto y la otra propuesta no.

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Lea hace el seguimiento de sus presupuestos por usted

Con el módulo Presupuestos de Lea, su cliente firma en pantalla y usted sabe cuándo abre el presupuesto: un aviso le llega mientras lo tiene delante, el mejor momento para llamarle.

Si no hay respuesta, y una vez activada la opción en sus ajustes, Lea envía por sí misma dos recordatorios, a los tres y a los siete días del envío, en días laborables y en horario de oficina. Se detienen en cuanto el cliente firma, lo rechaza, le responde por correo o el presupuesto caduca. El presupuesto y la firma en línea están incluidos en todos los planes; el aviso de lectura y los recordatorios automáticos, en los planes Pro y Business.

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