Opvolgen
Een offerte zonder terugbeldatum heeft een zeer kleine kans om getekend te worden, hoe goed hij ook is.
Kort gezegd
De opvolging van een offerte bereidt u voor bij het versturen, niet erna: kondig aan dat u belt, en noem de datum. Die zin verandert de aard van het telefoontje erna, want u volgt niet meer op, u komt een toezegging na. Het eerste telefoontje volgt drie tot vijf werkdagen na verzending.
Zeg bij het overhandigen van de offerte: « ik bel u donderdag zodat we hem kunnen doornemen, schikt dat? » De klant stemt vrijwel altijd in, omdat het een redelijk voorstel is en het hem bespaart zelf terug te moeten komen.
Het telefoontje van donderdag is dan geen commerciële opvolging meer, maar een afgesproken moment. Het verschil is aanzienlijk voor beide kanten: u hoeft zich niet te verontschuldigen voor het bellen, en hij hoeft zich niet te verantwoorden voor het uitblijven van antwoord.
Vraag niet of de offerte is aangekomen: het antwoord is altijd ja en het leidt nergens heen. Vraag ook niet « en, wat vindt u ervan? », wat uitnodigt tot een totaaloordeel dat zelden gunstig uitvalt.
Stel een vraag over een concreet punt in de offerte: een optie, een levertijd, een post. Die vraag veronderstelt dat het document is gelezen, is makkelijk te behandelen, en brengt het echte onderwerp naar boven, dat vrijwel altijd elders ligt dan u dacht.
Drie oorzaken dekken de meeste gevallen: het budget is niet rond, een andere prioriteit is ervoor gaan liggen, of uw gesprekspartner beslist niet en durft dat niet te zeggen. Geen daarvan lost u op door de offerte opnieuw te sturen.
Alle drie lost u op door het direct te vragen, zonder omweg: « wat hebt u nodig om verder te kunnen? » Openheid wordt veel beter ontvangen dan beleefd aandringen, en het scheelt u weken.
Aan te passen, kort houden.
Wanneer u bij het versturen geen belafspraak kon aankondigen.
Objet : Een vraag over offerte [referentie]
Goedemiddag [voornaam],
een vraag over het voorstel van [dag]: wilt u dat ik [optie / specifieke post] verder uitwerk, of is het zo duidelijk?
Ik kan u ook vijf minuten bellen als dat makkelijker is, laat maar weten.
Het bericht met de meeste reacties, omdat het niets vraagt.
Objet : Ik sluit dossier [referentie]
Goedemiddag [voornaam],
zonder reactie van uw kant archiveer ik voorstel [referentie]: kennelijk niet het juiste moment, en ik wil u niet eindeloos blijven benaderen.
De offerte blijft geldig tot [datum] als er iets verandert, en u hebt mijn nummer.
Het beste.
Eén keer volstaat. Hem bij elk bericht opnieuw sturen suggereert dat u twijfelt of hij is aangekomen, wat licht betuttelend overkomt.
Een echte geldigheidsdatum, gekoppeld aan uw kosten of planning, is legitiem en begrijpelijk. Een verzonnen datum om druk te zetten wordt herkend en schaadt de relatie.
Vraag vergeleken waarmee. In de helft van de gevallen gaat de vergelijking over een andere omvang, wat u oplost door te benoemen wat uw offerte bevat en die van de ander niet.
Lea CRM bundelt uw contacten, uw kansen en uw herinneringen op één plek, en laat u elke ochtend zien wat er vandaag te doen staat.
