Opvolgen
Een offerte opvolgen begint al bij het versturen. Zonder afgesproken belmoment blijft zelfs een sterke offerte liggen.
Kort gezegd
U volgt een offerte het best op door al bij het versturen een belmoment af te spreken, met dag en uur. Dan komt u een afspraak na in plaats van aan te dringen. Lukte dat niet, mail dan na drie tot vijf werkdagen met één concrete vraag over de inhoud van de offerte.
Zeg bij het versturen: ‘ik bel u donderdag om de offerte samen door te nemen, schikt dat?’ De klant stemt vrijwel altijd in: het is een redelijk voorstel, en het bespaart hem de moeite om zelf contact op te nemen.
Het telefoontje van donderdag is dan geen commerciële opvolging meer, maar een afgesproken moment. Dat scheelt aan beide kanten: u hoeft zich niet te verontschuldigen voor het bellen, en de klant hoeft niet uit te leggen waarom er nog geen antwoord is.
Een offerte opvolgen is geen kwestie van één herinnering, maar van een kort ritme dat u vooraf vastlegt. Bepaal het op het moment dat de offerte vertrekt, dan hoeft u er daarna niet meer over na te denken.
Dag 0, bij het versturen
Spreek een belmoment af en noem het in de mail waarmee de offerte vertrekt.
Dag 3 tot 5
Bel op het afgesproken moment. Was er geen afspraak, stuur dan een korte mail met één vraag over de inhoud.
Rond dag 10
Tweede poging via het andere kanaal: hebt u gemaild, bel dan, en omgekeerd.
Na drie of vier pogingen
Een afsluitbericht dat niets meer vraagt. Daarop komt vaker antwoord dan op alle herinneringen ervoor.
Vraag niet of de offerte is aangekomen: het antwoord is altijd ja en het gesprek loopt dood. Vraag ook niet ‘en, wat vindt u ervan?’, want dat nodigt uit tot een totaaloordeel dat zelden gunstig uitvalt.
Stel een vraag over een concreet punt in de offerte: een optie, een levertijd, een post. Zo'n vraag veronderstelt dat het document is gelezen, is makkelijk te beantwoorden en brengt het echte onderwerp naar boven, dat vrijwel altijd ergens anders ligt dan u dacht.
Drie oorzaken dekken de meeste gevallen: het budget is niet rond, een andere prioriteit heeft voorrang gekregen, of uw gesprekspartner beslist niet zelf en durft dat niet te zeggen. Geen van de drie lost u op door de offerte opnieuw te sturen.
Alle drie lost u op door het direct te vragen: ‘wat hebt u nodig om verder te kunnen?’ Openheid wordt veel beter ontvangen dan beleefd aandringen, en het scheelt u weken.
Van het versturen tot de afsluiting. Houd ze kort, vul in wat tussen [haakjes] staat en stuur de offerte niet bij elk bericht opnieuw mee: één keer volstaat.
De mail waarmee de offerte vertrekt. De laatste zin bereidt de opvolging voor.
Onderwerp: Offerte [referentie]: [onderwerp]
Beste [voornaam],
Zoals besproken vindt u in de bijlage onze offerte voor [onderwerp].
Ik bel u [dag] rond [tijdstip] om de offerte samen door te nemen. Schikt dat, of past een ander moment u beter?
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Als u bij het versturen geen belmoment kon afspreken.
Onderwerp: Een vraag over offerte [referentie]
Beste [voornaam],
Een vraag over de offerte die ik u op [dag] stuurde: zal ik [optie / specifieke post] verder uitwerken, of is het zo duidelijk?
Bellen kan ook, als u dat makkelijker vindt: laat u maar weten wanneer het u schikt.
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Het bericht dat het vaakst antwoord krijgt, omdat het niets vraagt.
Onderwerp: Offerte [referentie]: ik sluit het dossier
Beste [voornaam],
Omdat ik niets van u heb gehoord, archiveer ik offerte [referentie]: kennelijk is het nu niet het juiste moment, en ik wil u niet blijven benaderen.
De offerte blijft geldig tot [datum] als er iets verandert, en u hebt mijn nummer.
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Spreek bij het versturen een belmoment af en houd u daaraan. Lukte dat niet, stuur dan na drie tot vijf werkdagen een korte mail met één vraag over een concreet punt van de offerte. Blijft het stil, wissel dan van kanaal met steeds langere tussenpozen, en sluit na drie of vier pogingen af met een bericht dat niets meer vraagt.
Een echte geldigheidsdatum, gekoppeld aan uw kosten of uw planning, is legitiem en begrijpelijk. Een verzonnen datum om druk te zetten wordt herkend en schaadt de relatie.
Vraag vergeleken waarmee. Vaak vergelijkt de klant met een offerte van een andere omvang. Dat lost u op door te benoemen wat uw offerte bevat en die van de ander niet.
Met de offertemodule van Lea ondertekent uw klant online, en weet u wanneer hij de offerte opent: een melding waarschuwt u terwijl hij ze nog voor zich heeft, het beste moment om te bellen.
Blijft een antwoord uit en hebt u de optie in uw instellingen ingeschakeld, dan stuurt Lea zelf twee opvolgmails, drie en zeven dagen na het versturen, op werkdagen tussen 9 en 18 uur. Ze stoppen zodra de klant ondertekent, weigert, per mail antwoordt, zich afmeldt of de offerte verloopt. Offertes en online ondertekening zitten in elk abonnement; de leesmelding en de automatische opvolgmails in de abonnementen Pro en Business.
