Follow-up
Un preventivo inviato senza data di richiamo ha una probabilità di firma molto bassa, quale che sia la sua qualità.
In breve
Il sollecito di un preventivo si prepara all'invio, non dopo: annunci che chiamerà, e dia la data. Quella frase cambia la natura della chiamata successiva, perché non sta più sollecitando, sta rispettando un impegno preso davanti al cliente. La prima chiamata arriva tre-cinque giorni lavorativi dopo l'invio.
Nel consegnare il preventivo, dica: « La chiamo giovedì così ne parliamo, Le va bene? ». Il cliente accetta quasi sempre, perché è una proposta ragionevole e gli evita di dover tornare da Lei.
La chiamata di giovedì non è più un sollecito commerciale, è un appuntamento concordato. La differenza è considerevole per entrambi: Lei non deve scusarsi di chiamare, e lui non deve giustificare di non aver risposto.
Non chieda se il preventivo è arrivato: la risposta è sempre sì e non porta da nessuna parte. Nemmeno « allora, cosa ne pensa? », che invita a un giudizio complessivo raramente favorevole.
Faccia una domanda su un punto preciso del preventivo: un'opzione, un tempo di consegna, una voce. Quella domanda presuppone che il documento sia stato letto, è facile da gestire, e fa emergere il vero argomento, che quasi sempre sta altrove.
Tre cause coprono la maggior parte dei casi: il budget non è approvato, un'altra priorità è passata avanti, o il Suo interlocutore non decide e non osa dirlo. Nessuna si risolve rimandando il preventivo.
Tutte e tre si risolvono chiedendo direttamente, senza giri: « cosa Le manca per poter procedere? ». La franchezza viene accolta molto meglio dell'insistenza educata, e Le fa risparmiare settimane.
Da adattare, mantenendo la brevità.
Il cliente ha aperto il preventivo o Le ha scritto di averlo ricevuto. Due righe, senza accennare alla lettura: una precisazione utile finché la proposta è fresca.
Oggetto: Preventivo [riferimento]: una precisazione
Buongiorno [nome],
una precisazione sulla proposta per [progetto]: [voce precisa] può anche essere [ridotta / scaglionata / anticipata], se Le è più comodo.
Mi basta una riga di risposta, oppure La chiamo cinque minuti [giorno].
Quando non ha potuto annunciare una data di richiamo all'invio.
Oggetto: Una domanda sul preventivo [riferimento]
Buongiorno [nome],
una domanda sulla proposta inviata [giorno]: vuole che dettagli [opzione / voce precisa], o è chiara così com'è?
Posso anche chiamarLa cinque minuti se è più semplice, mi dica.
Il messaggio con più risposte, perché non chiede nulla.
Oggetto: Chiudo la pratica [riferimento]
Buongiorno [nome],
senza riscontro da parte Sua archivio la proposta [riferimento]: evidentemente non è il momento, e preferisco non sollecitarLa all'infinito.
Il preventivo resta valido fino al [data] se le cose cambiassero, e ha il mio numero.
Buon proseguimento.
Una volta basta. Riallegarlo a ogni messaggio suggerisce di dubitare che sia arrivato, il che risulta un po' paternalistico.
Una validità reale, legata ai Suoi costi o alla Sua pianificazione, è legittima e si capisce. Una data inventata per fare pressione viene riconosciuta e danneggia il rapporto.
Chieda rispetto a cosa. Nella metà dei casi il confronto riguarda un perimetro diverso, il che si risolve esplicitando cosa contiene il Suo preventivo e l'altra proposta no.
Con il modulo Preventivi di Lea, il Suo cliente firma online, e Lei sa quando apre il preventivo: un avviso La informa mentre lo ha sotto gli occhi, il momento migliore per chiamarlo.
Se non risponde, e una volta attivata l'opzione nelle impostazioni, Lea invia da sola due solleciti via email, tre e sette giorni dopo l'invio, nei giorni feriali e in orario lavorativo. Si fermano non appena il cliente firma, rifiuta, Le risponde per email o il preventivo scade. Preventivi e firma online sono inclusi in tutti i piani; l'avviso di lettura e i solleciti automatici, dal piano Pro.
