Follow-up
Un contatto non risponde più.
Il silenzio ha quasi sempre una causa banale, e quasi mai quella che si immagina.
In breve
Un contatto che smette di rispondere rientra di solito in quattro casi: il progetto è rinviato, il budget non è approvato, il Suo interlocutore non decide, oppure è semplicemente sommerso. Nessuno si risolve rimandando lo stesso messaggio: si risolvono cambiando canale, interlocutore o domanda.
Diagnosticare prima di insistere
Il rinvio è la causa più frequente e più benigna: non si è perso nulla, si è mosso solo il calendario. Il budget non approvato le somiglia molto, ma si sblocca a una data nota, spesso a inizio esercizio.
Il terzo caso è il più costoso: il Suo interlocutore non decide e non vuole ammetterlo. Il segnale inequivocabile è un entusiasmo iniziale seguito da silenzio totale appena c'è da impegnarsi. Il quarto, l'interlocutore sommerso, si riconosce da risposte brevi e distanziate ma reali.
I tre modi per sbloccare
Cambiare canale. Un'email senza risposta da tre settimane ha poche possibilità al quarto invio. Una chiamata, o un messaggio su una rete professionale, sposta l'argomento in un altro contesto.
Cambiare interlocutore, dicendolo. Aggirare qualcuno in silenzio si paga sempre; scrivere al suo responsabile mettendo in copia il contatto iniziale non si paga, e spesso sblocca in ventiquattr'ore. Cambiare domanda, infine: lasciare « a che punto siamo » per « devo chiudere la pratica », che ottiene una risposta nella maggior parte dei casi.
Il rinvio
Annoti la data di ripresa e richiami allora. Fino ad allora, nulla da fare.
L'interlocutore sbagliato
Chieda esplicitamente chi altro va coinvolto. La domanda è normale e non ha nulla di offensivo.
L'abbandono vero
Si riconosce dall'assenza di reazione anche al messaggio di chiusura. Archivi e passi oltre.
Saper chiudere
Un sollecito senza fine danneggia la Sua immagine e Le costa tempo che spetta a pratiche vive. Fissi un numero di tentativi e un ultimo messaggio che lo dica chiaramente.
Chiudere non è rinunciare: è togliere la pratica dai solleciti attivi e mettere un promemoria a sei o dodici mesi. Le situazioni cambiano, gli interlocutori se ne vanno, i budget si liberano. Ciò che chiude davvero la porta è aver insistito al punto da essere ricordati per quello.
Domande frequenti
Quando un contatto è davvero perso?
Dopo quattro-cinque tentativi su due-tre mesi senza alcuna reazione, compreso il messaggio di chiusura. Quell'ultimo messaggio è la prova migliore: ottiene una risposta quando ne resta una da ottenere.
È rischioso scrivere al responsabile del proprio interlocutore?
No se lo fa apertamente, mettendo in copia il contatto iniziale e senza criticarlo. È l'aggiramento silenzioso a creare un problema duraturo.
Bisogna cancellare i contatti in silenzio?
No, li tolga dai solleciti attivi e metta un promemoria lontano. Chi tace quest'anno è spesso cliente tra due, purché qualcuno se ne ricordi.
Un contatto in silenzio non sparisce più dai Suoi radar
In Lea, ogni trattativa porta la sua prossima azione con una data. Quando toglie una pratica dai solleciti attivi, programma il promemoria a sei o dodici mesi, e il giorno stabilito la pratica ricompare in « La Sua giornata ».
La cronologia di chiamate ed email resta sulla scheda: quando richiama, ha davanti a sé gli scambi precedenti. Incluso in tutti i piani.