Follow-up
Un contatto non risponde più.
Il silenzio ha quasi sempre una causa banale, e quasi mai quella che si immagina.
In breve
Un contatto che smette di rispondere rientra di solito in quattro casi: il progetto è rinviato, il budget non è approvato, il suo interlocutore non decide, oppure è semplicemente sommerso. Nessuno si risolve rimandando lo stesso messaggio: si risolvono cambiando canale, interlocutore o domanda.
Diagnosticare prima di insistere
Il rinvio è la causa più frequente e più benigna: non si è perso nulla, si è mosso solo il calendario. Il budget non approvato le somiglia molto, ma si sblocca a una data nota, spesso a inizio esercizio.
Il terzo caso è il più costoso: il suo interlocutore non decide e non vuole ammetterlo. Il segnale inequivocabile è un entusiasmo iniziale seguito da silenzio totale appena c'è da impegnarsi. Il quarto, l'interlocutore sommerso, si riconosce da risposte brevi e distanziate ma reali.
I tre modi per sbloccare
Cambiare canale. Un'email senza risposta da tre settimane ha poche possibilità al quarto invio. Una chiamata, o un messaggio su una rete professionale, sposta l'argomento in un altro contesto.
Cambiare interlocutore, dicendolo. Aggirare qualcuno in silenzio si paga sempre; scrivere al suo responsabile mettendo in copia il contatto iniziale non si paga, e spesso sblocca in ventiquattr'ore. Cambiare domanda, infine: lasciare « a che punto siamo » per « devo chiudere la pratica », che ottiene una risposta nella maggior parte dei casi.
Il rinvio
Annoti la data di ripresa e richiami allora. Fino ad allora, nulla da fare.
L'interlocutore sbagliato
Chieda esplicitamente chi altro va coinvolto. La domanda è normale e non ha nulla di offensivo.
L'abbandono vero
Si riconosce dall'assenza di reazione anche al messaggio di chiusura. Archivi e passi oltre.
Saper chiudere
Un sollecito senza fine danneggia la sua immagine e le costa tempo che spetta a pratiche vive. Fissi un numero di tentativi e un ultimo messaggio che lo dica chiaramente.
Chiudere non è rinunciare: è togliere la pratica dai solleciti attivi e mettere un promemoria a sei o dodici mesi. Le situazioni cambiano, gli interlocutori se ne vanno, i budget si liberano. Ciò che chiude davvero la porta è aver insistito al punto da essere ricordati per quello.
Domande frequenti
Quando un contatto è davvero perso?
Dopo quattro-cinque tentativi su due-tre mesi senza alcuna reazione, compreso il messaggio di chiusura. Quell'ultimo messaggio è la prova migliore: ottiene una risposta quando ne resta una da ottenere.
È rischioso scrivere al responsabile del proprio interlocutore?
No se lo fa apertamente, mettendo in copia il contatto iniziale e senza criticarlo. È l'aggiramento silenzioso a creare un problema duraturo.
Bisogna cancellare i contatti in silenzio?
No, li tolga dai solleciti attivi e metta un promemoria lontano. Chi tace quest'anno è spesso cliente tra due, purché qualcuno se ne ricordi.
Non perdere nessun sollecito
Lea CRM raccoglie contatti, trattative e promemoria in un unico posto, e ogni mattina le mostra cosa c'è da fare oggi.