Offertemodule
De offerte die ondertekend wordt zonder PDF-heen-en-weer.
Maak een offerte aan vanuit een deal, verstuur de link, uw klant ondertekent op het scherm. Automatische nummering, status bijgehouden, PDF gegenereerd voor uw archief.
Naar aanleiding van ons gesprek van 10 juni, hierbij ons voorstel voor de inrichting van uw showroom.
- Onthaalbalie op maat, massief eiken1€ 2.400,00€ 2.400,00
- Modulaire wandrekken6€ 180,00€ 1.080,00
- Plaatsing en installatie1€ 650,00€ 650,00
Waarom een offertemodule in het CRM
Bij de meeste CRM's maakt u de offerte elders: Word, Excel, een aparte facturatietool. Het resultaat: de deal en de offerte leven in twee systemen die niet met elkaar praten. Lea integreert de offerte rechtstreeks in de deal: de regels, de klant, de verzendgeschiedenis en de handtekening blijven op dezelfde plek als de rest van uw pipeline.
Van het opzoeken van de deal tot de handtekening
5 stappen, zonder Lea te verlaten, zonder PDF die u als bijlage moet doorsturen.
U koppelt de offerte aan een deal
Zoek de betrokken deal op (of het contact, of de organisatie), de offerte erft automatisch de facturatiegegevens over.
U voegt uw productregels toe
Titel, beschrijving, aantal, eenheidsprijs, btw. Een vrije introductietekst verschijnt boven de tabel om uw aanbod te kaderen.
U bepaalt de betalingsvoorwaarden
Voorschot in percentage, betalingsschema met data, geaccepteerde betaalmethoden. Alles wordt duidelijk afgedrukt op de PDF.
U verstuurt de publieke link
Uw klant ontvangt een unieke en beveiligde link, geen account nodig. Hij bekijkt de offerte, de PDF wordt on-the-fly gegenereerd.
De klant ondertekent, u wordt op de hoogte gebracht
Handtekening getekend op het scherm, met tijdstempel. De status van de offerte wordt automatisch « Geaccepteerd », en u ontvangt een melding.
Lezen en opvolgen
U weet wanneer uw offerte wordt geopend.
Stilte na het versturen is dubbelzinnig: offerte niet gelezen, of gelezen en begraven? Lea registreert elke opening van de openbare pagina en waarschuwt u terwijl uw klant de offerte nog voor zich heeft. Dat is het beste moment om te bellen.
Wij registreren noch het IP-adres noch de locatie van de lezer, en we proberen niet te achterhalen op welk apparaat hij de offerte bekijkt. Commercieel nuttig is te weten dát iemand u leest en hoe lang, niet iemand volgen. Omdat een offerte één enkele link heeft, tellen de leesbeurten op zonder onderscheid als uw klant hem doorstuurt naar een vennoot.
- Een melding zodra een leesbeurt langer duurt dan enkele seconden, met de belknop er meteen in als u het telefoonnummer van het contact hebt.
- Op de offerte zelf: aantal openingen, totale leestijd, datum van de laatste raadpleging.
- Een groen stipje „wordt nu gelezen” in uw offertelijst.
- Uw eigen voorbeeldweergaven tellen niet mee: alleen de leesbeurten van uw klant worden geregistreerd.
- Twee automatische opvolgmails, op D+3 en D+7, als u ze inschakelt.
- Ze stoppen vanzelf als de offerte wordt aanvaard, geweigerd, verloopt, of als uw klant u intussen heeft geantwoord.
Leesregistratie en opvolgmails zijn inbegrepen in de abonnementen Pro en Business. De opvolgmails staan standaard uit, en ze inschakelen wekt nooit uw oude offertes: elke opvolgmail heeft een venster van enkele dagen, daarna vertrekt hij niet meer.
Nummering
DEV2026001, geen onleesbare technische identificatie
Elke offerte krijgt een leesbare referentie, die een voorvoegsel, het huidige jaar en een volgnummer combineert dat elk jaar weer bij 1 begint. Het voorvoegsel en het eerste nummer van het jaar zijn door uzelf instelbaar, om een bestaande nummering voort te zetten als u van een andere tool migreert.
- Standaardformaat: DEV + jaar + nummer op 3 cijfers (DEV2026001)
- Aanpasbaar voorvoegsel (bv. « QUO » voor Engelstalig gebruik)
- Instelbaar startpunt om een bestaande nummering voort te zetten
- Uniciteit gegarandeerd per tenant, geen enkele dubbel mogelijk, zelfs bij gelijktijdig gebruik
Elektronische handtekening
Getekend, met tijdstempel, traceerbaar
Bij acceptatie tekent uw klant zijn handtekening met de vinger of de muis, rechtstreeks op de publieke pagina. Lea registreert de afbeelding van de handtekening, het tijdstempel, het IP-adres en de gebruikte browser als bewijs van acceptatie (eenvoudig eIDAS-niveau).
- Handtekening getekend op het scherm, geen eenvoudig aanvinkvakje
- Nauwkeurig tijdstempel van de acceptatie of weigering
- IP-adres en user-agent geregistreerd als bewijs
- Status van de offerte automatisch bijgewerkt: Geaccepteerd of Geweigerd
Getekend, dan betaald
Het voorschot wordt meteen na de handtekening geïnd.
Het moment waarop een klant net heeft getekend, is het moment waarop hij het meest betrokken is. In plaats van hem bankgegevens te sturen die hij volgende week behandelt, biedt Lea hem aan het voorschot meteen te betalen, met kaart, op dezelfde pagina.
- U stelt een voorschotpercentage in op de offerte, Lea berekent het bedrag op het totaal inclusief btw.
- De betaling loopt via Stripe, op uw eigen rekening: het geld komt rechtstreeks bij u aan.
- Lea neemt geen enkele commissie op de geïnde voorschotten.
- De PDF draagt de vermelding „betaald op” zodra het voorschot voldaan is.
- De gekoppelde deal gaat bij ondertekening automatisch naar gewonnen, als hij nog openstond.
- Het voorschot betalen blijft optioneel: een getekende maar onbetaalde offerte blijft geldig en raadpleegbaar.
De getekende PDF eindigt met een certificaat met de naam van de ondertekenaar, het tijdstempel, het IP-adres, de browser en een vingerafdruk van het document. Het gaat om een gewone elektronische handtekening in de zin van de eIDAS-verordening, wat de overgrote meerderheid van commerciële offertes dekt. Voor een akte die een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening vereist, hebt u een gespecialiseerde dienstverlener nodig.
Het online innen van het voorschot is voorbehouden aan het Business-abonnement en vereist het activeren van uw Stripe-account, vanaf een account Eigenaar of Admin. De elektronische handtekening, het automatisch op gewonnen zetten van de deal en het PDF-certificaat zitten wél in alle abonnementen.
Duidelijke betalingsvoorwaarden, afgedrukt op de offerte
Geef een voorschot in percentage op, een betalingsschema met data en percentages, of gewoon een lijst van geaccepteerde betaalmethoden. Deze informatie wordt netjes weergegeven op de PDF en op de publieke pagina, uw klant weet precies wat hem te wachten staat.
- Instelbaar voorschot in percentage van het totaal
- Betalingsschema met omschrijvingen, vervaldata en percentages
- Lijst van geaccepteerde betaalmethoden
- Alles is optioneel, een eenvoudige offerte toont enkel het totaal
Een status die de realiteit weerspiegelt
De offerte evolueert vanzelf doorheen haar levenscyclus, u hoeft niets handmatig bij te werken.
De offerte wordt nog opgesteld, nog niet verzonden.
De publieke link is verstuurd, de klant kan de offerte bekijken.
De klant heeft getekend, de deal kan verder naar afsluiting.
De klant heeft expliciet geweigerd vanaf de publieke pagina.
De geldigheidsdatum is verstreken zonder antwoord, automatisch berekend.
U heeft de offerte uit omloop gehaald, bijvoorbeeld na heronderhandeling.
Geïntegreerde offerte: Lea vs concurrenten
De meeste CRM's behandelen de offerte als een aparte betaalmodule, of verwijzen naar een tool van derden.
| Functionaliteit | Lea | Pipedrive | HubSpot | Zoho |
|---|---|---|---|---|
| Offerte native gekoppeld aan de deal | ✓ | ✓ (Smart Docs) | ✓ | ✓ |
| Elektronische handtekening inbegrepen | ✓ getekend | Betaalde PandaDoc-addon | Afhankelijk van abonnement | ✓ |
| Instelbare jaarlijkse nummering | ✓ DEV2026001 | Generiek | Generiek | ✓ |
| Publieke pagina zonder account aan te maken | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gedetailleerde betalingsvoorwaarden op de PDF | ✓ voorschot + betalingsschema | Basic | Basic | Basic |