Opvolgen
Drie regels volstaan. Een lange opvolging is er een die zich verontschuldigt voor haar bestaan.
Kort gezegd
Effectieve opvolging beslaat drie tot vier regels, brengt iets nieuws, en eindigt met een simpele vraag of een datum. De vier situaties om te dekken zijn: na een offerte, na een afspraak zonder vervolg, na een lange stilte, en het afsluitbericht.
Een bericht dat het vorige herhaalt met een andere aanhef is geen opvolging. Elk bericht moet iets brengen wat het vorige niet had: een voorbeeld, een echte termijn, een precieze vraag, informatie over de markt van de lezer.
« Ik kom even terug op mijn vorige mail » is het duidelijkste symptoom van de lege opvolging. Is dat alles wat u te schrijven hebt, wacht dan tot u iets anders hebt.
Opvolging wordt op een telefoon gelezen, in drie seconden, vaak staand. Drie tot vier regels, één verzoek, geen bijlage. Alles wat langer is wordt uitgesteld, en later bestaat niet.
Alleen het afsluitbericht mag iets langer zijn, omdat het niets vraagt en uit nieuwsgierigheid tot het eind wordt gelezen.
Eén per situatie. Behoud de lengte, verander de inhoud.
Ongeveer een week later.
Objet : Naar aanleiding van ons gesprek van [dag]
Goedemiddag [voornaam],
u noemde [concreet punt uit het gesprek]. Ik heb erover nagedacht: [kort, nuttig element].
Beweegt dat bij u, of kom ik later terug?
Eén tot drie maanden zonder bericht.
Objet : Hoe staat het ermee?
Goedemiddag [voornaam],
we spraken elkaar in [maand] over [onderwerp]. Sindsdien [nieuw element: bij u, bij hen, in de sector].
Speelt het nog bij u, of sluit ik het dossier?
Op de exact afgesproken datum. Verwijs naar het vorige gesprek.
Objet : Zoals afgesproken in [maand]
Goedemiddag [voornaam],
u zei dat ik rond deze tijd terug moest bellen, over [onderwerp]. Dat doe ik hierbij.
Schikt [dag] eind van de ochtend?
Het laatste bericht. Het vraagt niets.
Objet : Ik laat u met rust
Goedemiddag [voornaam],
geen reactie van uw kant, dus ik stop hier: niet het juiste moment, en dat is prima.
Komt de vraag terug, dan hebt u mijn nummer en neem ik zelf op.
Het beste.
Minstens het eerste element: waar u het samen over had. Een opvolging die niets uit de eerdere uitwisseling aanhaalt, lijkt een automatische verzending en wordt zo behandeld.
Ja, en het leespercentage is daar vaak beter dan bij e-mail. Houd dezelfde beknoptheid aan en vermijd hetzelfde bericht op één dag via twee kanalen te sturen.
Nee. Verontschuldigen suggereert dat u stoort en nodigt uit dat te bevestigen. Een prospect opvolgen die interesse toonde hoort bij het werk, aan beide kanten.
Lea CRM bundelt uw contacten, uw kansen en uw herinneringen op één plek, en laat u elke ochtend zien wat er vandaag te doen staat.
