Opvolgen
Drie regels volstaan. Een lange opvolgmail verontschuldigt zich voor zijn eigen bestaan.
Kort gezegd
Een goede opvolgmail, of follow-upmail, telt drie tot vier regels, brengt iets nieuws en eindigt met één eenvoudige vraag of een datum. Hieronder vindt u vijf voorbeelden, één per situatie: na een afspraak zonder vervolg, na een offerte, na een lange stilte, na een ‘bel me later terug’ en het afsluitbericht.
Een mail die de vorige herhaalt met een andere aanhef is geen opvolging. Elk bericht moet iets brengen wat het vorige niet had: een voorbeeld, een echte termijn, een precieze vraag, informatie over de markt van de lezer.
‘Ik kom even terug op mijn vorige mail’ is het duidelijkste symptoom van de lege opvolging. Is dat alles wat u te schrijven hebt, wacht dan tot u iets anders te melden hebt.
Een opvolgmail wordt op een telefoon gelezen, in drie seconden, vaak tussen twee afspraken door. Drie tot vier regels, één verzoek, geen bijlage. Alles wat langer is wordt uitgesteld, en van later komt meestal niets.
Alleen het afsluitbericht mag iets langer zijn, omdat het niets vraagt en uit nieuwsgierigheid tot het eind wordt gelezen.
Verwijs naar iets wat de lezer herkent: het gesprek van dinsdag, het referentienummer van de offerte, de maand die u samen afsprak. ‘Opvolging’ of ‘Herinnering’ als onderwerp zegt alleen dat u iets wilt, niet waarover.
Eén per situatie. Houd de lengte aan en vervang wat tussen [haakjes] staat.
Ongeveer een week later.
Onderwerp: Naar aanleiding van ons gesprek van [dag]
Beste [voornaam],
U noemde [concreet punt uit het gesprek]. Ik heb erover nagedacht: [kort, nuttig element].
Is dit voor u nog actueel, of neem ik over een paar weken weer contact op?
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Een week na het versturen, als er geen belmoment was afgesproken. De volledige aanpak staat op de pagina Offerte opvolgen.
Onderwerp: [Onderwerp]: een vraag die vaak terugkomt
Beste [voornaam],
Na een offerte als deze krijg ik vaak dezelfde vraag: [veelgestelde vraag]. Het korte antwoord: [antwoord in één zin].
Speelt die vraag bij u ook, of hebt u nog iets anders nodig om te beslissen?
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Eén tot drie maanden zonder bericht.
Onderwerp: Hoe staat het ermee?
Beste [voornaam],
We spraken elkaar in [maand] over [onderwerp]. Sindsdien [iets nieuws: bij uw bedrijf, bij hen of in hun sector].
Speelt het nog, of sluit ik het dossier?
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Op de exact afgesproken datum. Verwijs naar het vorige gesprek.
Onderwerp: Zoals afgesproken in [maand]
Beste [voornaam],
U vroeg me om rond deze tijd terug te komen op [onderwerp]. Dat doe ik bij dezen.
Schikt [dag] aan het eind van de ochtend voor een kort gesprek?
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Het laatste bericht. Het vraagt niets.
Onderwerp: Ik laat u met rust
Beste [voornaam],
Ik heb niets van u gehoord, dus ik stop hier: het is kennelijk niet het juiste moment, en dat is prima.
Komt het later weer op tafel, dan hebt u mijn nummer en neem ik zelf op.
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
Minstens het eerste element: waar u het samen over had. Een opvolgmail die niets uit het eerdere contact aanhaalt, lijkt een automatische verzending en wordt ook zo behandeld.
Ja, een bericht daar valt vaak meer op dan een mail. Houd het even kort, en stuur niet op één dag hetzelfde bericht via twee kanalen.
Nee. Een excuus suggereert dat u stoort en nodigt de lezer uit dat te bevestigen. Een prospect opvolgen die interesse toonde, hoort bij het werk, aan beide kanten.
De voorbeelden op deze pagina kunt u in Lea als stappen van een sequentie opslaan: elk bericht vertrekt op zijn beurt, met de voornaam van de prospect, de titel van de deal en uw naam automatisch ingevuld.
Zodra de prospect antwoordt of een afspraak inplant, vertrekken de volgende berichten niet meer. Sequenties zijn inbegrepen in het Pro-abonnement.
